Online Meetings - Videokonferenzen

Gerade in der jetzigen Situation (Covid-19 Krise) ist es nötig zur Unterstützung der Kommunikation in der Verwaltung, Lehre und Forschung zeitgemäße Kommunikationssysteme wie. z.B. Videokonferenzsysteme einzusetzen. 

Wir empfehlen den Einsatz von Systemen, wo man mit sehr einfachen Mitteln (Web-Browser) Online Meetings (Videokonferenzen) anlegen und verwalten kann, die ausreichend Sicherheit bieten und den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.

 

🎧 Nötige Ausstattung

  • Internetzugang
  • Webbrowser (Es stehen aber auch Apps für mobile Geräte und Desktops zur Verfügung)
  • AV-Ausstattung - Bei mobilen Geräten meist vorhanden (Handys, Tablets, Notebooks)
    • Mikrofon und Lautsprecher (z.B Headset)
    • Videokamera (wenn man sich ins Bild setzen will)

 

👌 Verhaltensempfehlungen

  • Vor dem Meeting die Ausstattung prüfen und justieren
    • Bin ich gut im Bild sichtbar (Gute Ausleuchtung, ablenkende Hintergründe vermeiden)?
    • Hört man mich gut über das Mikrofon?
    • Ist die Lautstärke passend?
  • Nachjustierungen während dem Meeting vermeiden
  • Bei mehr als zwei Teilnehmer*innen Mikrofon stumm schalten, wenn man nicht spricht.
  • Als Gastgeber (Einladende*r) die Sitzung leiten
    • Tagesordnung klären
    • Das Wort erteilen
    • Konkrete Schritte mit Verantwortlichkeiten vereinbaren

 

👮 Vertraulichkeit wahren - Datenschutz

  • Keine Meetings aufzeichnen - Wenn es unbedingt nötig ist, bedarf es der Zustimmung aller Teilnehmer*innen. Achten Sie darauf, dass die Aufzeichnungen nicht auf fremden Systemen gespeichert werden.
  • Kennwortschutz - Stellen Sie sicher, dass nur eingeladene und autorisierte Personen teilnehmen können.
  • Bei der Kameraeinstellung darauf achten, dass bei der Videoübertragung keine schutzwürdigen Daten sichtbar werden (Kennwörter, personenbezogene Daten, ...)
  • Es muss immer allen Teilnehmer*innen bekannt sein, wer mitsieht und mithört.
  • Stellen Sie sicher, dass keine unautorisierten Personen (Besucher, Angehörige, ...) bei Ihnen vor Ort mithören und mitsehen.

 

📖 Anleitungen