Online Meetings - Videokonferenzen

Gerade in der jetzigen Situation (Covid-19 Krise) ist es nötig zur Unterstützung der Kommunikation in der Verwaltung, Lehre und Forschung auch Videokonferenzsysteme einzusetzen, wie z.B.

 

👮 Vertraulichkeit wahren - Datenschutz

  • Kennwortschutz - Stellen Sie sicher, dass nur eingeladene und autorisierte Personen teilnehmen können.
  • Keine Meetings aufzeichnen - Wenn es unbedingt nötig ist, bedarf es der Zustimmung aller Teilnehmer*innen. Achten Sie darauf, dass die Aufzeichnungen nicht auf fremden Systemen gespeichert werden.
  • Bei der Kameraeinstellung darauf achten, dass bei der Videoübertragung keine schutzwürdigen Daten sichtbar werden (Kennwörter, personenbezogene Daten, ...)
  • Es muss immer allen Teilnehmer*innen bekannt sein, wer mitsieht und mithört.
  • Stellen Sie sicher, dass keine unautorisierten Personen (Besucher, Angehörige, ...) bei Ihnen vor Ort mithören und mitsehen.

 

👌 Verhaltensempfehlungen

  • Vor dem Meeting die Ausstattung prüfen und justieren
    • Bin ich gut im Bild sichtbar (Gute Ausleuchtung, ablenkende Hintergründe vermeiden)?
    • Hört man mich gut über das Mikrofon?
    • Ist die Lautstärke passend?
  • Nachjustierungen während dem Meeting vermeiden
  • Bei mehr als zwei Teilnehmer*innen Mikrofon stumm schalten, wenn man nicht spricht.
  • Als Gastgeber (Einladende*r) die Sitzung leiten
    • Tagesordnung klären
    • Das Wort erteilen
    • Konkrete Schritte mit Verantwortlichkeiten vereinbaren

 

🎧 Nötige Ausstattung

  • Internetzugang
  • Webbrowser (Es stehen aber auch Apps für mobile Geräte und Desktops zur Verfügung)
  • AV-Ausstattung - Bei mobilen Geräten meist vorhanden (Handys, Tablets, Notebooks)
    • Mikrofon und Lautsprecher (z.B Headset)
    • Videokamera (wenn man sich ins Bild setzen will)

 

📖 Anleitungen